Vi siete mai trovati di fronte alla trappola della mentalità a silos? A prescindere dalle dimensioni dell’azienda, dalla sua storia, dal tipo di prodotto o servizio che vende, i silos si formano quando l’assenza di comunicazione tra le diverse funzioni aziendali o business unit crea sotto-sistemi isolati che agiscono in maniera autonoma. Non si mettono in comune informazioni, conoscenze, esperienze; non si considera che la propria attività genera un output che diventerà input per qualcun altro e che tale output deve soddisfare le aspettative di chi lo riceve.

Salta quella logica per cui se ogni funzione, o persona, si comportasse sia come "fornitore" sia come "cliente" rispetto agli altri reparti aziendali, o altri membri del team, s’innescherebbe un meccanismo virtuoso, in cui tutti cercano di migliorare costantemente il proprio output, sapendo che la qualità del lavoro altrui dipende dalla propria.

Le aziende che vogliono distinguersi per la capacità d’innovare cercano costantemente nuovi modi per stimolare la creatività e trovare soluzioni migliori rispetto alla concorrenza. Eppure, c’è un nemico silenzioso che spesso frena queste ambizioni: la cultura dei silos.

I silos: come nascono e perché persistono.

I silos nascono per vari motivi. A volte, sono il risultato di una struttura organizzativa storicamente gerarchica e molto rigida dove ogni reparto ha obiettivi specifici e magari contrastanti con quelli di altre aree. Spesso alla base c’è una questione di cultura aziendale che tende a premiare i risultati del singolo dipartimento, dando di fatto meno importanza alla cooperazione interfunzionale.

Si tratta di comportamenti talvolta involontari semplicemente perché “si è sempre fatto così”.

Immaginiamo, per esempio, il reparto marketing che lavora sulla campagna per il lancio di un nuovo prodotto, mentre il team di ricerca e sviluppo ne sta mettendo a punto alcune caratteristiche particolari e innovative. Se queste due realtà non sono abituate a scambiarsi informazioni tra loro, in modo da allineare i relativi piani di esecuzione dei progetti, potrebbe verificarsi uno squilibrio tra ciò che il cliente vede e ciò che riceve, tra aspettative generate dalla campagna pubblicitaria ed esperienza vissuta quando utilizza il prodotto.

Un risultato che non fa bene alla reputazione di marca e dell'azienda stessa.

L' impatto dei silos sulla crescita.

Parlando di innovazione, la cultura dei silos è un freno potente. Perché?

L'innovazione non avviene mai in un singolo reparto o nella testa di una sola persona; si sviluppa piuttosto grazie alla cooperazione e al confronto di idee diverse. In contesti organizzativi dove si lavora a compartimenti stagni, questa interazione è limitata o addirittura inesistente.

Nelle imprese dove prevale la cultura dei silos e non si favorisce la circolazione delle informazioni, le idee rimangono chiuse all’interno di ciascun dipartimento. Così si riducono le opportunità di scambio creativo tra professionisti con esperienze e competenze diverse, che potrebbero invece arricchire i progetti con nuovi punti di vista.

Ma non solo. La cultura dei silos comporta anche una duplicazione degli sforzi. Quante volte due reparti lavorano su progetti simili senza nemmeno saperlo? La mancanza di comunicazione porta a sprecare tempo e risorse, rallentando i processi aziendali e sottraendo energia che potrebbe essere impiegata per sviluppare altre nuove idee. 

C’è anche un aspetto di clima aziendale da tenere presente. Il disallineamento tra i vari gruppi crea un senso di frustrazione tra le persone, che non riescono a vedere il legame tra il proprio lavoro e gli obiettivi generali dell'azienda. Questo può avere delle ricadute sulla motivazione, sul benessere lavorativo e, in ultima analisi, sul livello della produttività.

Come rompere i silos: le soluzioni possibili.

Per abbattere i silos interni, il primo passo è riconoscerli e indentificarne le conseguenze in modo da rivedere il modello organizzativo. Si possono, per esempio, incoraggiare i propri dipendenti a lavorare insieme attraverso progetti inter-funzionali, creando occasioni per scambiare buone pratiche e risolvere problemi unendo le competenze, evitando che il know-how rimanga confinato in un solo reparto.

Va sottolineato che il ruolo della leadership è cruciale. Chi guida un dipartimento, una business unit o un gruppo dev’essere il primo a favorire un clima di apertura e trasparenza. Lo può fare incentivando la comunicazione costante tra i vari team, enfatizzando l'importanza di obiettivi comuni, valorizzando i comportamenti che creano coesione tra colleghi.

Un altro aspetto strategico riguarda gli investimenti in piattaforme digitali di gestione della conoscenza. Intranet aziendali, CRM integrati e sistemi di gestione documentale centralizzati rendono più facilmente accessibili le informazioni, contribuendo a rompere quelle barriere invisibili che dividono i dipartimenti.

Anche l’adozione di un approccio customer-centric si rivela estremamente funzionale per superare la trappola dei silos. Quando tutti i team lavorano con l’obiettivo comune di fornire la migliore risposta possibile al cliente, diventa più immediato vedere il valore della collaborazione e comprendere come il lavoro di ogni singolo reparto contribuisca al buon esito finale.

A monte, è comunque necessario definire in maniera chiara i processi di comunicazione interna o comunicazione organizzativa. Questo significa standardizzare le procedure attivando pratiche comuni per la documentazione e la condivisione delle informazioni in modo da evitare situazioni di “isolamento informativo”.

Vuol dire anche creare meccanismi di feedback regolare e continuo, sia a livello individuale, tra responsabili e propri diretti collaboratori, sia a livello collettivo, creando spazi, virtuali o fisici, dove ciascuno possa fornire il proprio contributo al miglioramento di un’attività, di un prodotto, di un qualsiasi aspetto della vita aziendale.

Conclusione

La cultura dei silos è un problema diffuso in molte imprese. Affrontarla richiede uno sforzo consapevole da parte di tutta l’organizzazione e, in primo luogo, di chi la guida. Superare questa mentalità, per quanto sia complesso, porta a vantaggi significativi, non solo in termini di qualità dell’innovazione e di produttività, ma anche di agilità e performance complessiva. Quando i diversi gruppi di lavoro collaborano e comunicano liberamente, sono in grado di arrivare a soluzioni efficaci in maniera più rapida. Senza contare che, in un contesto di lavoro aperto, dove vige un chiaro sistema di comunicazione interna, i dipendenti si sentono più coinvolti e parte di un progetto comune, il che aumenta la motivazione e migliora il clima aziendale.